6 Mejor software gratuito de gestión de documentos para Windows

Hoy traemos un top de el mejor software gratuito de gestión de documentos para Windows . Estos programas son muy buenos para almacenar y gestionar documentos electrónicos. Junto con la gestión de documentos, estos programas también te permiten compartir documentos fácilmente. No sólo eso, también puedes establecer permisos de compartición (sólo lectura, lectura y edición, etc.) para diferentes usuarios. También se dispone de una función de seguridad con contraseña para la gestión segura de documentos. Se pueden crear carpetas y colecciones fácilmente manejables para categorizar los documentos. Algunos de estos programas también ofrecen opciones de clasificación avanzadas para clasificar los documentos en función de la fecha, la hora, el usuario, los recientes, los antiguos, etc. Además de almacenar y administrar, también se puede obtener una vista previa y editar documentos utilizando algunos de estos programas.

Algunos de los formatos de documentos comúnmente admitidos son: DOC, DOCX, XLS, XLSX, PDF, TXT, CSV, XML, PPT , y más.

De los seis programas de gestión de documentos mencionados aquí, 4 son aplicaciones web basadas en PHP que requieren un software de base de datos como: XAMPP , WAMP , etc. para ejecutarse. Otras 2 están basadas en Java, que necesitan Java y Tomcat para ejecutarse en tu PC.

Mi software de gestión de documentos favorito:

Krystal DMS es mi favorito, porque proporciona todas las características esenciales como gestión de documentos, vista previa, edición, compartir, ordenar, etc . Además, su interfaz fácil de usar lo convierte en una herramienta útil.

Alfresco es otro software de gestión de documentos realmente bueno. Me gustó mucho su función de etiquetado de documentos, con la que se pueden etiquetar los documentos como » estoy editando » o » otros están editando «. Estas etiquetas ayudan a otros usuarios a conocer el estado del documento. También es un software rico en características que lo convierte en uno de mis programas DMS favoritos.

También puede consultar la lista de los mejores programas gratuitos de gestión escolar, gestión de bibliotecas y gestión de proyectos para Windows.

Krystal DMS

Krystal DMS es un software gratuito de gestión de documentos para Windows. Puede ser usado para almacenar, administrar y rastrear documentos. Algunos de los formatos de documentos soportados son: XLS, XLSX, DOC, DOCX, PPT, TXT, XML, CSV, ZIP, etc. Para gestionar los documentos, se pueden crear varias carpetas y almacenar documentos en ellas. Te permite compartir documentos con diferentes usuarios. Para los usuarios, puedes establecer permisos basados en los documentos para verlos o editarlos. También puedes restringir el acceso a los documentos mediante la opción Checkout .

En su interfaz se encuentra disponible un gráfico circular que indica varias estadísticas sobre los documentos almacenados, como por ejemplo: número de carpetas, número de archivos en cada carpeta, espacio capturado por los documentos, etc . Este software gratuito de DMS también permite descargar documentos en formato PDF y ZIP. Si un documento es borrado por usted o por otros usuarios accidentalmente, entonces puede recuperarlo de Papelera de reciclaje .

Para garantizar la seguridad de los documentos, este software mantiene un registro de inicio de sesión, cierre de sesión, fecha, dirección IP, nombre de la carpeta, etc. Además, también proporciona una función de protección con contraseña, que protege sus documentos del acceso no autorizado.

Una característica sorprendente de este software es que viene con una base de datos de código abierto, por lo que no es necesario utilizar ninguna base de datos externa para ejecutarlo. Esta base de datos te ayuda a almacenar, recuperar y manipular tus documentos. Pero, para ejecutar este software, debes tener Java y Tomcat en tu computadora.

La versión gratuita de Krystal DMS sólo te permite utilizar 512 MB de espacio de almacenamiento para guardar documentos. Aparte de eso, este software es realmente bueno para administrar documentos.

Página principal Página de descarga

Al aire libre

Alfresco es otro software de gestión de documentos gratuito y rico en funciones para Windows. En este software, puede almacenar y gestionar fácilmente un gran número de documentos. Aquí, obtendrá una instalación de almacenamiento centralizada con protección por contraseña para mayor seguridad. Este software te permite crear usuarios, y puedes compartir documentos con ellos muy fácilmente. También puedes establecer diferentes permisos para que los usuarios sólo vean o editen los documentos. Otra buena característica que ofrece Alfresco es el etiquetado de documentos. Puedes etiquetar los documentos como » estoy editando » o » otros están editando «, para que los usuarios autorizados puedan ver el estado de un documento.

Todas las características importantes de este software DMS están disponibles en varias pestañas. Revisemos estas pestañas y las características disponibles en ellas:

• Inicio : Aquí puedes ver la actividad reciente, los documentos recién añadidos y varias tareas realizadas por los usuarios.
• Mis Archivos : Desde aquí, puedes crear, borrar, modificar y subir varios documentos. Además, también puedes dividir categóricamente los documentos añadiéndolos en diferentes carpetas.
• Archivos compartidos : Esta pestaña se utiliza para compartir documentos con usuarios autorizados. Aquí puedes subir documentos directamente a la carpeta compartida.
• Sitios : Te permite crear sitios web. Para cada sitio web, puedes gestionar documentos relacionados.
• Tareas : Desde aquí se puede ver la tarea activa, la tarea completada, la tarea pendiente, etc. También te permite asignarte una nueva tarea a ti mismo o a un usuario.
• Repositorio : Contiene todos los documentos y carpetas. Puedes ordenar y buscar fácilmente cualquier documento aquí.
• Herramientas de administración : En esta sección se pueden administrar las contraseñas, la seguridad, los permisos, etc.

A pesar de ser gratuito, ofrece todas las características esenciales de gestión de documentos sin ninguna limitación de almacenamiento.

Página principal Descargar página

LogicalDOC

LogicalDOC es otro software de gestión de documentos de código abierto y gratuito para Windows. Puede ser usado para centralizar documentos en un lugar. Crea un único punto de acceso para garantizar la seguridad de los datos. Como resultado, sólo los usuarios autorizados pueden acceder a los documentos. El uso de este software también es bastante fácil, lo que lo hace adecuado tanto para las organizaciones como para los individuos.

En este software de DMS, puedes subir documentos de varios formatos. También puedes editar y previsualizar documentos aquí. Aquí, puede crear carpetas para almacenar y diferenciar los documentos según su elección. Los documentos importantes también pueden ser marcados para su uso posterior.

Puedes añadir varios usuarios para acceder a los documentos en este DMS gratuito. Cada usuario puede compartir y editar documentos fácilmente.  Las funciones de restricción de documentos están disponibles aquí para permitir o denegar los permisos de visualización o edición de documentos.

Para buscar documentos específicos, puede buscarlos según su identificación, fecha, nombre de la carpeta, departamento, etc. Esto ayuda especialmente cuando no se sabe el nombre exacto del documento. La barra de búsqueda normal también está disponible para buscar documentos directamente utilizando el nombre del archivo.

Para evitar la pérdida de datos, hace automáticamente una copia de seguridad de los datos añadidos a intervalos regulares. Para mayor comodidad, se proporciona una indexación muy potente, que facilita la búsqueda de cualquier tipo de documento.

Este software es una aplicación Java basada en un navegador web que requiere Java y Tomcat contenedor web para funcionar. Puedes usar esta aplicación con muchos navegadores populares como: Google Chrome, Internet Explorer, Firefox, etc.

Página principal Página de descarga

Oficina de Feng

Feng Office es otro programa de gestión de documentos gratuito para Windows. Se utiliza para gestionar proyectos, documentos, notas, espacio de trabajo, etc. Es un software perfecto para hacer un seguimiento de los documentos electrónicos. Puedes subir documentos de diferentes tipos sin preocuparte por su formato. Pero, la versión gratuita te permite subir documentos ilimitados con un tamaño máximo de 2 MB de archivo. Aparte de eso, tiene todas las características importantes para gestionar documentos, que puedes usar sin ninguna restricción.

Este software está basado en PHP, por lo que se requiere un software como: XAMPP, WAMP, etc., para ejecutar este software.

La interfaz de este software es bastante fácil de trabajar. Todas las opciones importantes están disponibles en varias pestañas. Echemos un vistazo a estas pestañas para saber más sobre ellas:

• Resumen: Aquí puedes hacer espacios de trabajo para almacenar y gestionar documentos. Puedes marcar cada Espacio de Trabajo con un color diferente para que sea fácil de distinguir. Las opciones para añadir Usuarios, Tareas, Documentos, Actividades, etc., están disponibles aquí.
• Tareas:  Esta pestaña te permite asignar tareas a los usuarios. Además, también puedes asignar la duración de la tarea.
• Documentos : Aquí, puedes encontrar todos los documentos de cada Espacio de Trabajo. Puede configurar los permisos de los documentos para el acceso de los usuarios. Información del documento, como por ejemplo: tamaño del documento, fecha de creación del documento y el usuario que creó ese documento , se puede ver aquí.
• Tiempo : En esta pestaña se pueden asignar franjas horarias para los usuarios en las que tienen que terminar los proyectos asignados.
• Informes : Muestra el tiempo total dedicado a los proyectos por los usuarios. También proporciona opciones para generar informes personalizados. ortas basadas en documentos y usuarios.
• Correo electrónico : Funciona igual que el servicio de correo electrónico normal. Desde aquí, puedes enviar y recibir información y documentos.
• Ajustes : Esta sección le permite configurar varios ajustes de este software. Se pueden modificar los ajustes del módulo Sistema, Permisos, Plantillas, Facturación, Factura, etc. Además, las opciones de seguridad también se pueden configurar desde aquí.

Este software de gestión de documentos proporciona casi todas las funciones importantes de gestión de documentos con la única limitación del tamaño de los archivos de documentos.

Página principal Página de descarga

Arquímedes

Archimede es otro software gratuito de gestión de documentos para Windows. No es tan rico en características como el software mencionado anteriormente, y sólo realiza tareas básicas de gestión de documentos. Los formatos de documentos soportados incluyen: DOCX, PDF, XLSX, PPT, XML, CSV, TXT, Imágenes y más. Puede agregar y administrar documentos en varias carpetas. Las carpetas de documentos también pueden ser categorizadas bajo varias colecciones. También está disponible la función de seguridad para proteger los documentos con contraseña.

Nota : Aunque tiene la opción de establecer permisos de usuario, no encontré ninguna sección para añadir usuarios. Si encuentras la característica, háznoslo saber en la sección de comentarios.

Para ejecutar este software de gestión de documentos, tienes que usar un software de base de datos, como MySQL.

Arquímedes es el más adecuado para la gestión de documentos personales.

Página principal Página de descarga

OpenDocMan

OpenDocMan es un software de gestión de documentos de código abierto y gratuito para Windows. Este software es bueno para el almacenamiento y la gestión de documentos. Este software DMS soporta muchos formatos de archivo, a saber, PDF, XML, DOC, TXT, etc. Para cada documento añadido, puede introducir la descripción del documento , el departamento, el autor , etc. La adición de esta información le ayudará a ordenar y buscar.

En este software DMS, puede agregar y administrar múltiples usuarios. Los usuarios pueden compartir documentos entre sí. También pueden establecer permisos (sólo lectura, escritura, reescritura, etc.) para sus documentos. También hay características útiles para registrar la entrada y la salida de los documentos. Estas características permiten a los usuarios controlar cuándo otros pueden o no editar un documento determinado.

Para la seguridad de los documentos, puede activar o desactivar el inicio de sesión del usuario.

Hay un menú de administración, que permite cambiar los ajustes relacionados con los usuarios, departamentos, categoría, archivos, etc.

Este software está escrito y basado en PHP. Para ejecutar este software, necesitarás un servidor web, como: Apache, IIS, etc.

Página principal Página de descarga