6 mejores sistemas de gestión de documentos en nube gratuitos

Hoy traemos un top de los mejores sistemas de gestión de documentos en nube gratuitos . A través de estos sistemas, usted puede subir y administrar documentos, archivos, y medios de comunicación dentro de su nube de almacenamiento . Además, ofrecen muchas características para gestionar documentos como mover, borrar, renombrar, ordenar, buscar, descargar, y más. Estos sistemas también te permiten categorizar tus documentos en diferentes grupos creando carpetas . Sin embargo, la principal ventaja de estos sistemas es su seguridad y su protección contra la pérdida de datos . Para asegurar los documentos, cada sistema ofrece protección por contraseña . Como se trata de sistemas basados en la nube, por lo tanto, mantienen una copia de seguridad de todos los datos para reducir las posibilidades de pérdida de datos. La mayoría de estos sistemas también permiten que varios usuarios gestionen los documentos.

En algunos de estos sistemas de gestión de documentos basados en la nube, también se pueden crear y editar documentos. Para ello, ofrecen servicios de edición de documentos en línea incorporados como Google Docs, Microsoft Office, ONLYOFFICE, etc. En algunos sistemas, también se pueden integrar servicios de almacenamiento en línea (OneDrive, Google Drive, etc.) para hacer un sistema de gestión de datos centralizado . Compartir documentos es otra parte importante de estos sistemas que permiten compartir documentos con restricciones añadidas ( sólo ver, puede editar, añadir comentarios, etc.). Otras características útiles como seguimiento de revisión de documentos, estadísticas de acceso a documentos, historial de versiones, etc., también son ofrecidas por estos sistemas. Revise la lista para saber más sobre estos sistemas de gestión de documentos basados en la nube.

Mi sistema favorito de gestión de documentos en la nube:

Zoho Docs es mi sistema favorito porque ofrece el mayor número de funciones de gestión de documentos. Además, ofrece sus propios servicios de chat online y de edición de documentos que puedes usar de forma gratuita.

Google Drive es otro buen sistema de gestión de documentos en la nube que puedes probar. También ofrece un buen conjunto de gestión de documentos, compartir, y características de edición de documentos .

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Zoho Docs

Zoho Docs es un sistema de gestión de documentos de nube libre . Se trata principalmente de un sistema de gestión de archivos en línea que permite a un equipo de múltiples usuarios organizar y mantener de forma segura sus documentos en un lugar centralizado. Con este servicio, los usuarios también pueden adjuntar sus cuentas de Google Drive para subir directamente los documentos necesarios de Google Drive a Zoho Docs. Este sistema es compatible con todo tipo de archivos y documentos y ofrece un buen conjunto de funciones de gestión de documentos. Echemos un vistazo a las principales características de este sistema.

Características principales:

• Funciones de gestión de documentos : Para gestionar archivos y documentos, puedes crear carpetas, añadir archivos importantes a las secciones favoritas, ordenar documentos según la fecha y hora, buscar documentos, mover documentos de una carpeta a otra, descargar documentos, y eliminar documentos .
• Crear : Es otra característica importante que permite crear documentos de Word, Hoja de cálculo, y Presentación desde cero.
• Editar : También puedes editar documentos de Word, Hoja de cálculo y Presentación subidos usando Zoho Writer, Zoho Sheet, y Zoho Presentation servicios en línea.
• Check-In Check-Out : Esta característica permite a un usuario bloquear un documento para evitar que sea editado por otros usuarios.
• Compartir Configuración : Permite al administrador especificar quién puede ver y editar un documento.

Características adicionales:

• Revisiones : Usándolo, puedes ver cuántas veces se modifica un documento específico.
• Estadísticas de acceso : Es otra buena característica que muestra el nombre y la hora de todos los usuarios que han accedido a un documento.
• Zoho Cliq : Es una función de chat que puedes habilitar en Zoho Docs para chatear con los miembros de tu equipo.

Limitaciones:

• En esta versión gratuita de Zoho Docs, sólo se pueden crear equipos de hasta 5 usuarios , cada usuario puede subir datos de hasta 5 GB , un mismo documento no puede ser mayor de 1 GB , y un documento subido sólo puede ser modificado hasta 25 veces.

Pensamientos finales:

Es un sistema de gestión de documentos basado en la nube realmente bueno que ofrece todas las características esenciales de la gestión de documentos.

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Unidad de Google

Google Drive es otro sistema de gestión de documentos en la nube gratuito. A través de este sistema, puedes fácilmente subir documentos, descargar documentos, y compartir tus documentos con otros usuarios . Además, también dispone de funciones básicas de gestión de documentos como Carpetas, Destacados (para marcar documentos importantes), Clasificación, Búsqueda, etc. Además de la gestión de documentos, también puedes editar tus documentos en él con la ayuda de los servicios añadidos de Google Docs . Ahora, echa un vistazo a las principales características de este sistema de gestión de documentos basado en la nube.

Características principales:

• Nuevo : Con él, puedes subir varias carpetas y archivos de varios formatos a Google Drive. Además, te permite crear nuevos documentos desde cero con la ayuda de los servicios gratuitos de Google como Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Drawings, y más.
• Mi disco : En él se pueden ver todos los documentos y carpetas cargados y creados. Desde esta sección, también puedes buscar documentos, descargar documentos, borrar documentos, previsualizar documentos, y editar documentos .
• Compartir : Es otra característica importante que se puede utilizar para compartir documentos con otros usuarios con permisos añadidos, a saber: puede editar, puede ver, y puede comentar .
• Actividad : Con ella puede realizar un seguimiento de todas las actividades realizadas por usted sobre los documentos guardados junto con la actividad de otros usuarios sobre un documento compartido.
• Servicios gratuitos añadidos : La principal ventaja de este sistema de gestión de archivos en línea son los servicios añadidos de Google como Google Docs, Goole Sheets, etc., ya que le ofrecen un entorno de edición de documentos con todas las funciones.

Limitación:

• En la versión gratuita o personal de Google Drive, sólo obtienes un almacenamiento en la nube de 15 GB . Para aumentar el tamaño del almacenamiento en la nube, es necesario adquirir la versión Business de este servicio.

Pensamientos finales:

Es otro buen sistema de gestión de documentos en la nube que ofrece un buen conjunto de características de gestión y edición de documentos.

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OneDrive

OneDrive es otro sistema de gestión de documentos en la nube gratuito. En este sistema, puede almacenar y administrar datos, archivos, documentos, archivos de medios y más. Además, te permite utilizar varios servicios en línea de Microsoft Office para ver y editar documentos. También ofrece un buen conjunto de características para compartir y rastrear documentos. Echemos un vistazo a algunas de las principales características de este sistema de gestión de documentos basado en la nube.

Características principales:

• Mis Archivos : Es la principal función de gestión de documentos de este sistema a través de la cual se puede cargar documentos, descargar documentos, categorizar documentos creando carpetas, clasificar documentos (según nombre, tamaño y tiempo de modificación), borrar documentos, y renombrar documentos .
• Fotos : Esta sección está especialmente diseñada para ver y gestionar las imágenes y los álbumes de fotos almacenados.
• Abrir : Se utiliza para crear un nuevo documento (encuestas de palabra, hoja de cálculo, presentación, texto y formulario) y editar documentos existentes a través de servicios herramientas online de Microsoft Office .
• Bóveda personal: Esta característica añade una capa de seguridad adicional sobre los documentos. Para acceder a cualquier documento almacenado en la bóveda personal, es necesario pasar por el proceso de autenticación de dos pasos que incluye la autenticación de la cuenta y la OTP de tu número personal .
• Compartir : Te permite compartir tus documentos con permisos añadidos ( puede editar y no puede editar ).

Características adicionales:

• Historial de versiones : Te ayuda a registrar cuántas veces se ha editado un documento junto con la hora y la fecha de edición.
• Incrustar : Es otra útil función que permite generar un código HTML para un documento seleccionado, de modo que se pueda incrustar rápidamente en una página web.

Limitaciones:

• Esta versión gratuita de OneDrive sólo te permite almacenar y gestionar datos de la nube de hasta 5 GB .

Pensamientos finales:

Se trata de un sistema de gestión de documentos en la nube, de uso sencillo y diseño limpio, que ofrece funciones esenciales de gestión de documentos con una mayor seguridad.

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SOLO OFICINA

ONLYOFFICE es una suite de oficina en línea gratuita que también puede ser utilizada como un sistema de gestión de documentos en la nube. Por defecto, no viene con muchas características de gestión de documentos, pero su capacidad de integrar varios servicios de almacenamiento en la nube (Google Drive, Box, DropBox, etc.) proporciona un espacio de gestión de documentos integrado . A continuación, se describen las principales características de este sistema de gestión basado en la nube.

Características principales:

• Mi documento : En él se pueden ver todos los documentos, carpetas y archivos almacenados en este sistema y otros sistemas de almacenamiento en nube añadidos . Además, también ofrece funciones de gestión de documentos como clasificar documentos, mover documentos, renombrar documentos, descargar documentos, borrar documentos, buscar documentos, etc.
• Crear : Utiliza esta función, para crear un nuevo documento de palabras, hoja de cálculo y presentación desde cero. Para crear y editar documentos este sistema utiliza sus módulos de Office incorporados, a saber Documento, Hoja de cálculo, y Presentación .
• Compartir : A través de esta función, puedes compartir documentos con otros usuarios sin o con ciertas restricciones, a saber Acceso completo, Sólo lectura, Revisión, Comentario, Rellenar formularios, y Negar acceso .
• Descargar como : Es una función muy útil que permite descargar un documento en otros formatos similares como documento de hoja de cálculo se puede descargar en formatos CSV, ODS, y PDF , documento de word se puede descargar en formatos ODT, TXT, RTF, etc.,.

Limitación:

• Este sistema de gestión de documentos en línea sólo es gratuito para uso personal.

Pensamientos finales:

Se trata de otro sistema de gestión de documentos fácil de manejar en la nube, a través del cual se pueden gestionar y editar documentos de diversos formatos.

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SimpleDocs

SimpleDocs es otro sistema de gestión de documentos en nube gratuito. Como su nombre lo indica, es un simple sistema de gestión de documentos en línea en el que se puede subir documentos, descargar documentos, y organizar documentos . Para manejar una gran cantidad de documentos, también puedes agregarle usuarios adicionales. Además, este sistema te permite añadir tantos usuarios como quieras. Ahora, echa un vistazo a las principales características de este sistema de gestión de documentos basado en la nube.

Características principales:

• Agregar nuevos documentos : Con él, se pueden subir nuevos documentos a este sistema. También soporta la funcionalidad de arrastrar y soltar para subir documentos.
• Documentos : En él se pueden ver todas las carpetas, documentos, archivos, etc. almacenados. También ofrece algunas funciones para gestionar los documentos, a saber Carpetas (para dividir los documentos en diferentes categorías), Ordenar (para ordenar el documento por tiempo, usuario, nombre de carpeta o nombre de documento), y Buscar (para encontrar rápidamente los documentos por sus nombres).
• Usuarios : Con esta función, se pueden añadir nuevos usuarios, crear grupos de usuarios, y gestionar los usuarios existentes .
• Seguro : Este sistema está protegido por una contraseña para mantener a los usuarios no autorizados fuera del sistema. Además, difunde los datos a través de su red segura de servidores para proteger la pérdida de datos.

Limitación:

• En él sólo se pueden almacenar archivos y documentos de hasta 10 GB .

Pensamientos finales:

Es un sistema de gestión de documentos en la nube, simple y básico, a través del cual se pueden almacenar y gestionar documentos de forma segura.

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Samepage

Samepage es un servicio gratuito de colaboración en línea que también puede utilizarse como sistema de gestión de documentos en la nube. Como se trata principalmente de un servicio de colaboración, por lo tanto, también se puede crear equipos en él, chatear con los miembros del equipo, colaborar con los miembros a través de videollamadas de voz y compartir documentos entre sí . Para gestionar los documentos, ofrece secciones de Documentos y Archivos que ofrecen muchas funciones útiles de gestión y previsualización. A continuación, se describen las principales características de este sistema.

Características principales:

• Documentos : Esta sección está presente para todos los equipos, a través de la cual los miembros de un equipo pueden ver los documentos compartidos con su equipo, borrar documentos, renombrar documentos, hacer duplicados, buscar documentos, y clasificar documentos (por nombre o fecha).
• Archivos : Es la sección primaria de este sistema a través de la cual los miembros del equipo pueden cargar documentos, crear carpetas para categorizar documentos, descargar documentos, previsualizar documentos, eliminar documentos, cargar una nueva versión de un documento, etc.

Características adicionales:

• Este sistema ofrece muchas características adicionales de colaboración como Tareas, Calendario (para programar tareas, reuniones, etc.), Llamadas de voz, videollamadas, chats, y más.

Limitaciones:

• En esta versión gratuita de este sistema, sólo se pueden almacenar y gestionar datos de hasta 2 GB .
• Algunas características también están bloqueadas en este sistema de gestión de documentos gratuito basado en la nube como Ver Ver Versiones de Archivo, Seguimiento de Cambios, Derechos de Acceso a Carpeta, y más.

Pensamientos finales:

Es otro sistema de gestión de documentos en la nube capaz de ofrecer todas las características esenciales para gestionar documentos y archivos.

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